Quando iniziai a lavorare come grafica per Big Rocket, il mio capo Andrea mi disse: “tu sarai art director“. Ma non mi aspettavo che di lì a pochi mesi mi sarei ritrovata ad organizzare un intero shooting fotografico per il lancio di una linea di smalti.
Io, che avevo appena iniziato a destreggiarmi tra fornitori e clienti, non mi ero mai spinta oltre foto di still life. E ora dovevo gestire la realizzazione di foto professionali per una campagna pubblicitaria di livello nazionale. Un lavoro immane che inizia con lo studio del concept delle fotografie, passando per scelta delle location, casting delle modelle, fino alle relazioni con il fotografo e il cliente finale.
L’esperienza è stata provante, ma è stata anche fonte di immensa gratificazione. Vedere il prodotto finale svilupparsi sotto ai tuoi occhi genera una soddisfazione incredibile, ma anche perché ogni difficoltà superata è un’occasione per imparare! È per questo che ho deciso di condividere un piccolo manuale di sopravvivenza per organizzatori alle prime armi – come me 🙂
1. Il set è azione
Non è un caso che la parola d’ordine per l’inizio delle riprese sia “azione”. Sul set c’è tanto da fare e poco tempo per pensare. Ogni problema che emerge è una fonte di distrazione che può rallentare i tempi e compromettere la qualità del risultato.
Come si fa a restare focalizzati sullo shooting e contenere gli imprevisti? Sono 3 i punti cardine che ho individuato:
- prevenire l’insorgere di fattori di disturbo con un’accurata pianificazione e un briefing con la propria squadra,
- gestire gli imprevisti con doti di problem-solving e una spiccata velocità decisionale,
- imporsi e far valere le proprie ragioni con autorità.
2. Pianificare oltre il pianificabile
Nelle settimane precedenti allo shooting avevo curato
- il casting delle modelle,
- la scelta della location,
- gli accessori e gli smalti che dovevano apparire in ogni setting,
- i contatti fra tutti gli interlocutori,
- i costi di trasporto verso le location,
- il controllo del budget totale,
- i briefing per la stylist e il fotografo in modo che dai loro lavori trasparisse il mood ricercato…
Credete sia stato sufficiente? Assolutamente no!
3. Le tempistiche contano
Lo svolgimento dello shooting si rivela essere una complessa catena di produzione: inizialmente la modella viene vestita e truccata, poi le sue unghie sono curate dall’onicotecnica, dopodiché iniziano gli scatti e infine il team di videomaker effettua le riprese per i video promozionali.
Per ottimizzare questi processi occorre stimare la durata di ogni singola fase e di seguito stilare una tabella di marcia. Se non viene rispettata, si generano momenti morti e ritardi a catena che nel migliore dei casi provocano noia, nei peggiori mettono in difficoltà i colleghi.
Come giustificarsi con i videomaker che desideravano fare delle riprese sotto la luce pomeridiana quando si è in ritardo di due ore e il sole inizia a tramontare?
4. I ruoli e le responsabilità
Avendo già avuto qualche esperienza come project manager ero consapevole dell’importanza di assegnare compiti e responsabilità di ogni figura coinvolta. La chiarezza è essenziale e non devono esserci aree grigie, allo scopo di evitare conflitti (se due figure si accavallano) o componenti mancanti (se non è stata preposta alcuna figura a quel compito). Ma una volta che si sono stabilite le singole competenze, chi si incarica del loro rispetto in un abile lavoro di supervisione?
5. Essere autoritaria
Ecco che entra in gioco l’aspetto autoritario e decisionale del capo.
Gli imprevisti avvengono, non c’è pianificazione abbastanza attenta che possa prevenirli. È qui che si evidenziano le doti creative e relazionali del direttore dello shooting. Come intervenire in situazioni di conflitto? A chi rivolgersi se manca un oggetto di scena? E se uno dei costumi viene ritrovato inspiegabilmente danneggiato? Vale la pena cercare un responsabile ed evidenziare la mancanza, oppure è meglio trovare una soluzione con l’aiuto della squadra?
Un buon capo sa quando è il caso di imporsi con autorità, quando si possono usare le maniere buone o quando è il caso di sorvolare per mantenere un buon umore all’interno della squadra.
Questa sensibilità non sempre è innata, ma sicuramente ci si può lavorare, come per tutte le skill. E se proprio non ci riesci… fai come me: delega!
Dicono che un capo si veda anche dalla capacità di delegare. 😛
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